Pencatatan Keuangan Untuk Usaha Kecil Dan Menengah Tanpa Repot

Pencatatan Keuangan Untuk Usaha Kecil Dan Menengah Tanpa Repot
Pencatatan Keuangan Sederhana untuk pelaku UKM

Sebagai pelaku bisnis pastilah kita menyadari bahwa pencatatan keuangan merupakan hal yang penting dan perlu dilakukan untuk menjaga dan mengembangkan usaha kita. Tapi sayangnya tidak semua dari kita telah melakukan pencatatan keuangan. Tidak menyalahkan jika mayoritas pemilik usaha khususnya usaha mikro, kecil dan menengah tidak memprioritaskan pencatatan keuangan sebagai aktivitas utama karena banyaknya hal yang harus dikerjakan oleh pemilik , seperti melakukan promosi, meningkatkan kualitas, memperbanyak kuantitas produk, dan lain sebagainya.

Berdasarkan pengalaman saya membantu beberapa UMKM permasalahan pencatatan ini tidak unik hanya terjadi pada UMKM yang pemiliknya tidak mengenyam pendidikan yang tinggi, pemilik yang bergelar sarjana bahkan S2 juga mengalami hal yang sama. Hal ini biasanya terjadi karena pelaku bisnis tidak memiliki dasar-dasar keilmuan yang dibutuhkan sehingga menganggap melakukan pencatatan keuangan itu pekerjaan sulit dan rumit sehingga menghabiskan banyak waktu jika dilakukan.

Komentar seperti “Tapi laporan keuangan itu ribet pencatatannya, lagian saya juga bukan orang akuntansi jadi mana saya paham itu seluk-beluknya. Ah begini saja yang penting dapur masih ngebul. Gak usah ribet-ribet jalani saja. Lagian inikan baru perusahaan kecil/ usaha kecil jadi belum perlu lah yang namanya membuat laporan?” sangat umum saya temui.

Walaupun banyak alasan kita sampai saat ini tidak melakukan pencatatan dalam usaha tetapi tidak dapat dipungkiri catatan keuangan memiliki peranan penting untuk menjaga dan mengembangkan usaha kita. Menurut saya pribadi catatan keuangan sangat penting utamanya karena memberikan informasi apakah kita untung atau tidak, menghindari kecurangan yang dapat dilakukan partner usaha atau karyawan dan memisahkan uang pribadi dan uang usaha sehingga kita tahu persis kondisi perusahaan (terutama jika Anda berusaha sambil bekerja). Belum lagi manfaatnya dalam pertimbangan untuk mengambil keputusan dalam kita berbisnis (produk mana yang menghasilkan keuntungan terbesar, biaya apa yang bisa saya kurangin untuk meningkatkan keuntungan, dll) dan jika nantinya kita membutuhkan tambahan modal dari pihak luar (baik institusi seperti bank dan koperasi ataupun perseorangan) sangat dibutuhkan catatan keuangan untuk membuktikan usaha kita memiliki prospek yang menjanjikan. Karena akan sangat terlambat jika Anda baru mempersiapkan catatan keuangan saat Anda membutuhkan modal, untuk mendapatkan modal seringkali dibutuhkan catatan keuangan bertahun-tahun sebelumnya.


“Oke saya sepakat pencatatan keuangan itu penting dan perlu, lalu apa yang saya harus lakukan karena saya tidak mengerti akutansi dan tidak mau repot juga”.

Setelah berhasil meyakinkan bahwa pencatatan keuangan itu penting, pertanyaan seperti itu lah yang biasa saya dapatkan saat membantu UMKM. Karena walaupun pencatatan dengan kaidah akutansi baku dapat memberikan informasi yang lengkap tetapi akan sulit untuk pelaku UMKM melakukannya, selain membutuhkan waktu untuk dapat memahami akutansi dan istilah-istilahnya, juga banyak aktivitas yang harus dilakukan untuk membuat laporan keuangan sesuai kaidah akutansi yang lengkap dan ini tidak mungkin dilakukan apalagi Anda sendiri yang melakukan dan tidak punya orang khusus yang bertugas menyelesaikan itu semua. Sebetulnya Ikatan Akuntan Indonesia telah menyusun format yang sangat baik untuk membantu UMKM dalam melakukan pencatatan yang disebut Standar Akuntansi Keuangan untuk Entitas Tanpa Akuntabilitas Publik (SAK ETAP) tetapi banyak UMKM yang belum menerapkan karena dianggap masih menyita waktu karena harus membuat buku catatan transaksi keuangan yang berjumlah 7 setiap bulannya (Buku Kas, Buku Persediaan Barang, Buku Pembelian Barang, Buku Penjualan, Buku Biaya, Buku Piutang, Buku Utang).

Agar tetap dapat melakukan pencatatan yang praktis dan tetap dapat memberikan informasi penting untuk usaha, menurut saya para pemilik usaha harus menyesuaikan format pencatatan sendiri untuk usahanya. Penyesuaian tersebut sangat bergantung dengan jenis usaha dan skala usaha saat ini. Hal utama yang perlu diperhatikan saat menyusun atau menyesuaikan format usaha adalah informasi apa yang ingin didapatkan dari pencatatan keuangan, sehingga bentuk pencatatan fokus pada informasi tersebut dan tidak banyak data yang perlu dicatat setiap bulannya.

Berikut saya contohkan dan penjelasan sederhana bentuk pencatatan yang umumnya dapat digunakan UMKM agar mendapat informasi penting untuk menjaga dan mengembangkan bisnisnya tetapi praktis untuk dilakukan. Saran saya pada tahap awal UMKM mulai melakukan pencatatan keuangan sebaiknya memulai dengan setidaknya membuat 3 catatan yaitu catatan Arus Kas, Laba (Rugi) dan Neraca.

1. Arus Kas (Cash Flow)

Laporan arus kas berisikan segala informasi yang berhubungan dengan masuk dan keluar dana (kas) usaha Anda dalam periode yang ditetapkan. Proses pencatatan arus kas paling menantang karena harus dilakukan setiap hari dan tidak boleh satu transaksi pun terkait usaha yang tidak dicatat. Jika tidak, maka dapat memberikan data yang tidak akurat untuk menyusun pencatatan lain.

Cara membuat catatan arus kas ini sangat mudah, setiap terdapat transaksi dengan alasan apapun selama itu berhubungan atau mengunakan dana usaha maka dicatat dalam arus kas. Setelah disederhanakan ada 5 kolom yang harus diisi setiap terjadi transaksi yaitu tanggal transaksi, keterangan atau jenis transaksi kemudian jika transaksi tersebut mendapat uang untuk usaha maka dituliskan nilainya pada kolom debit sedangkan jika mengeluarkan uang atau biasanya membayar nilainya dimasukan dalam kredit dan saldo menunjukkan posisi berapa besar kas yang ada saat ini. Berikut contoh catatan arus kas yang telah disederhanakan.

Contoh Arus Kas Sederhana

Catatan arus kas ini sangat penting karena menjadi sumber data dari laporan lain. Transaksi-transaksi yang berada pada catatan menjadi rujukan untuk membuat catatan lain termasuk laba rugi dan neraca. Catatan arus kas juga sangat berguna untuk melakukan pengawasan terhadap kemungkinan kecurangan yang terjadi dalam usaha Anda. Misalkan ada ketidaksesuaian antara pencatatan arus kas dan uang yang ada saat ini atau persediaan produk maka kemungkinannya hanya 2 yaitu ada kesalahan pencatatan atau kecurangan.

2. Laba (Rugi) (Income Statement)

Sesuai dengan namanya, laporan Laba (Rugi) berisikan informasi mengenai selisih dari pendapatan dan pengeluaran usaha Anda sehingga dapat diketahui apakah pada periode tersebut usaha Anda menghasilkan untung (laba) atau merugi.

Jika Anda hanya membutuhkan informasi apakah usaha Anda untung atau rugi, Anda cukup mencatat total pemasukan Anda kemudian dikurangi total seluruh pengeluaran sehingga dapat diketahui berapa keuntungan atau kerugian usaha Anda dan jangan lupa untuk memisahkan pemasukan dan pengeluaran pribadi dengan usaha.

Tetapi jika Anda ingin mengetahui informasi lebih dari sekedar untung atau rugi, misalkan informasi produk apa yang paling banyak terjual sehingga Anda akan stok produk itu lebih banyak atau Anda berencana mengurangi biaya sehingga membutuhkan informasi biaya apa saja yang besar. Sebaiknya Anda mencatat lebih detail tidak hanya total pendapatan atau pengeluaran.

Agar ringkas dan mudah mendapat informasinya tidak perlu mencatat seluruh transaksi pemasukan dan pengeluaran pada catatan laba rugi, Anda sebaiknya mengkategorikan pendapatan dan pengeluaran sesuai usaha Anda. Misalkan pada usaha tour dan travel, pada pendapatan Anda dapat mengkategorikan sesuai produk yang Anda tawarkan misal pendapatan dari tour dipisah dari pendapatan berjualan tiket. Sedangkan untuk pengeluarannya saya sarankan dipisahkan antara fixed cost dan variable cost. Fixed cost adalah pengeluaran yang nilainya tetap berapapun produk yang diproduksi atau dijual misalkan karyawan dan sewa tempat, sebaliknya variable cost adalah pengeluaran yang nilainya berubah bergantung dari jumlah produk yang dijual atau diproduksi misalkan harga beli produk dari supplier atau harga bahan baku.

Berikut contoh laporan laba rugi yang sudah disederhanakan.

Contoh Laba Rugi Sederhana

3. Neraca (Balace Sheet)

Neraca keuangan dibutuhkan untuk mengetahui posisi keuangan usaha kita pada periode tertentu. Neraca memiliki beberapa unsur yang secara garis besar dapat dibagi menjadi tiga: AsetKewajiban (utang), dan Modal.

Bentuk yang saya contohkan pengisian untuk neraca yang sudah disesuaikan agar sederhana untuk usaha kecil. Disisi kiri Neraca disebut aktiva yang berarti aset yang merupakan seluruh kekayaan yang dimiliki usaha tersebut terdiri dari aset berwujud seperti uang, persediaan barang atau peralatan usaha, serta aset tidak berwujud, seperti merek dagang, hak paten, dan lain sebagainya. Sementara disisi kanan disebut pasiva merupakan asal atau sumber dari mana aset tersebut berasal. Jika berasal dari biaya sendiri atau internal usaha Anda dapat tuliskan pada bagian modal sedangkan jika berasal dari luar Anda dapat isikan pada bagian utang.

Berikut contoh neraca yang sederhana.

Contoh Neraca Sederhana

Kategori-kategori atau apa yang ingin dicantumkan pada neraca usaha dapat pilih sesuai kebutuhan Anda. Pada sisi aktiva Anda dapat mengisi uang tunai dan persediaan barang dagangan jika Anda hanya ingin mengetahui berapa besar usaha yang Anda miliki dan perkembangannya, tetapi jika usaha Anda sangat bergantung pada mesin-mesin yang harganya cukup mahal sebaiknya Anda masukan juga harga mesin tersebut. Informasi harga mesin tersebut berguna untuk Anda dapat merencanakan pembelian mesin baru baik untuk mempersiapkan jika mesin rusak atau ingin meningkatkan kapasitas produksi. Anda juga dapat memasukan peralatan lainnya seperti peralatan kantor penunjang atau kendaraan operasional karena pada waktunya akan rusak sehingga perlu diketahui nilainya agar Anda bisa menyisihkan keuntungan usaha Anda untuk menganti jika rusak dan tidak menghambat jalannya usaha. Sedangkan aset tidak berwujud penting untuk Anda cantumkan pada aktiva saat Anda membutuhkan modal dari luar atau saat Anda menjual kepemilikan perusahaan, tujuannya meningkatkan nilai perusahaan dan Anda dapat gunakan saat bernegosiasi.

Selain modal, sisi pasiva Anda dapat isi dengan sumber dari aset usaha lain misalkan utang Anda kepada bank ataupun utang Anda kepada supplier jika Anda diberikan tengat waktu pembayaran. Penting untuk diingat bahwa total aktiva dan pasiva harus sama atau disebut seimbang karena jika tidak seimbang berarti ada kesalahan Anda dalam menyusun neraca. Baik ada aset yang belum tercatat darimana asal dananya atau kelebihan nilai pasiva karena ada aset yang tertinggal dan belum dimasukan aktiva atau kesalahan-kesalahan lainnya.


Saya ingatkan kembali bahwa catatan Arus kas, Laba (Rugi) dan Neraca dengan format yang saya contohkan memprioritaskan sisi kepraktisan dan dibuat sangat sederhana dengan tujuan usaha yang sebelumnya tidak melakukan pencatatan sama sekali dapat memulai melakukan pencatatan. walaupun telah secara sederhana berdasarkan, siklus akuntansi yang memuat beberapa aktivitas, yaitu pencatatan, penggolongan, pengikhtisaran, dan laporan keuangan. Contoh tersebut tidak memenuhi kaidah baku akuntasi dan hanya dicontohkan untuk penggunaan usaha yang sangat sederhana, sehingga sebelum Anda praktekan Anda perlu pertimbangan apakah format tersebut sesuai dengan usaha Anda atau perlu dilakukan penyesuaian.

Setelah kita mengetahui betapa pentingnya catatan keuangan dalam suatu usaha, apa saja yang dapat kita ketahui dari catatan tersebut dan bagaimana menyusun format sederhana yang dapat kita sesuaikan sehingga tidak merepotkan tetapi tetap dapat memberikan informasi yang dibutuhkan, marilah mulai mencatat dari sekarang. Anda dapat ingat-ingat transaksi Anda bulan ini lalu di catat dengan arus kas dan di akhir bulan atau minggu nanti Anda dapat menyusun Laba (Rugi) dan Neraca usaha Anda.

Subscribe Newsletter

Dapatkan info terbaru mengenai Finansial Teknologi. Kami tidak melakukan spam dan email anda tidak akan diberikan kepada pihak ketiga.

Copyright © 2019 Fintekmedia - All Rights Reserved.